Где должна храниться должностная инструкция работника

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

  • Где должны храниться должностные инструкции сотрудников
  • Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников обычно хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Удобнее всего хранить актуальные должностные инструкции в кадровой службе: на ней лежит обязанность занакомить вновь принимаемых сотрудников с инструкциями.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец. При составлении должностных инструкций учитывайте действующие для данной должности профстандарты.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • Типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению. При этом устаревшая типовая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.
  • Индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет, созданные после 01.01.2003 — 50 лет (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность типовая ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. Индивидуальная ДИ в зависимости от года издания — через 75 или 50 соответственно.

Должностные лица и организации, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Еще больше информации о порядке составления и хранения должностных инструкций вы найдете в путеводителе по кадровым вопросам, составленном КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75/50 лет. Типовые ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Хранение должностной инструкции

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

30. Должностные инструкции 50 лет 50 лет После замены новыми.
работникам Типовые — постоянно по месту
утверждения
.

638. Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе:
.
638.3. работников организаций 75 лет ЭПК 75 лет

170. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией:

«Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Так это,я понимаю, про архив. А я имею ввиду ДИ работника который сейчас работает, пару лет например.
В личное дело ДИ не включается. Читала где-то, что можно самостоятельно разработать Журнал регистрации должностных инструкций.
Охохо. я уже запуталась. (

ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И

УПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ,

ЦЕНООБРАЗОВАНИЮ, ФИНАНСАМ, СТРАХОВАНИЮ, УПРАВЛЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ, ПРИВАТИЗАЦИИ,

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИМ СВЯЗЯМ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

¦Номер ¦ Вид и название документа ¦Срок хранения документов ¦ Примечание ¦

¦ ¦ ¦ния госу- ¦ния госу- ¦ ¦

¦ ¦ ¦ных архивов,¦ных архивов ¦ ¦

¦(в ред. постановления Минюста от 28.07.2009 N 59) ¦ ¦ ¦

¦(см. текст в предыдущей редакции) ¦ ¦ ¦ ¦

¦ Раздел I. Организация системы управления ¦

¦12.3 ¦ должностные инструкции ¦3 года ¦3 г. ¦ После ¦

¦ ¦ ¦(далее — г.)¦ ¦замены ¦

Вопрос: Должны ли должностные инструкции регистрироваться в отдельном журнале регистрации должностных инструкций? Каков срок хранения книги регистрации должностных инструкций?

Ответ: Порядок регистрации документов и формирования их в дела установлен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — Инструкция).
Должностные инструкции являются внутренними документами организации. Согласно требованиям подп. 139.7 п. 139 и подп. 142.2 п. 142 Инструкции внутренние документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, регистрационно-контрольных формах в автоматизированной системе документационного обеспечения управления или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации внутренних документов.
На этом основании можно сделать вывод о том, что для регистрации должностных инструкций необязательно вести отдельный журнал, они могут регистрироваться в иных регистрационно-контрольных формах, предусмотренных Инструкцией.
Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации входящих, исходящих и внутренних документов установлен п. 103 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», и составляет 3 года. В случае регистрации должностных инструкций в отдельном журнале в соответствии с п. 103 указанного Перечня для него также должен быть установлен срок хранения 3 года.

А.Е.РЫБАКОВ,
директор учреждения
«Белорусский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела»,
кандидат исторических наук
23.08.2012

Сколько времени хранится должностная инструкция

Должностная инструкция — это локальный нормативный правовой акт, определяющий трудовой распорядок работников в организации ст. Она разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно часть вторая п. Наниматель должен определить лицо круг лиц , которому поручается разработка проектов инструкций, путем:. Должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Для любого работника, претендующего на вакантную должность профессию в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция.

Читайте также  Как найти клад без металлоискателя?

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно хранить первичную документацию?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Срок хранения должностных инструкций сотрудников: где и сколько, после замены новой

Сразу оговоримся, что для должности разрабатывается должностная инструкция например, должностная инструкция документоведа. Но далее для упрощения все их будем именовать должностными инструкциями. Типовая и индивидуальная должностные инструкции соотносятся как общее и особенное. Типовая должностная инструкция закрепляет общие формулировки вида и цели деятельности, содержит описание обобщенных трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняются по должности, а также права и ответственность.

Обычно она утверждается как локальный нормативный акт организации. Формулировки трудовых функций и трудовых действий в настоящее время на самом высоком уровне закрепляются в профессиональных стандартах, ими руководствуются кадровые службы, когда разрабатывают штатные расписания. На основе одной типовой должностной инструкции могут работать несколько документоведов в службе делопроизводства, если они выполняют одинаковую трудовую функцию.

В разработке типовых должностных инструкций обычно участвуют руководители структурных подразделений, организующие производственные, технологические и административные процессы. На руководителей процессов также возлагается ответственность и за актуализацию типовых должностных инструкций.

Индивидуальные должностные инструкции закрепляют конкретные трудовые действия, которые выполняет конкретный работник на конкретном, закрепленном за ним рабочем месте в конкретном структурном подразделении. Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции уточняются и конкретизируются по сравнению с профессиональными стандартами и отражают конкретные условия труда работника.

Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции обычно дополняют содержание трудового договора этого работника. А сама индивидуальная должностная инструкция может формироваться в личное дело работника. Роструд отмечает, что такая должностная инструкция может являться см. Теперь о сроках хранения. Типовая должностная инструкция является в чистом виде организационным документом , а индивидуальная должностная инструкция одновременно выполняет функцию и документа по личному составу.

Отсюда следуют и разные наименования данной категории документов, и разные сроки их хранения, которые закреплены в новом Перечне г. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Поясним дополнительные термины, которые тут фигурируют. Профиль должности — новый справочно-информационный документ, который кадровые службы составляют на основе профессиональных стандартов и конкретных требований своей организации-работодателя.

Используется для поиска подбора кандидатов, а также в процессах аттестации, обучения и промежуточной оценки деятельности сотрудников. Разрабатывается в табличной форме и содержит краткие требования к профессиональным и личным компетенциям сотрудника, описание трудовой функции, должностных обязанностей, прав и ответственности. Должностной регламент — документ, в котором устанавливаются квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность государственного гражданского или муниципального служащего.

Применяется в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов РФ, в органах местного самоуправления. Разрабатывается в обычной текстовой форме и в части формулировок трудовых действий гармонизируется с административными регламентами реализации функций и оказания государственных или муниципальных услуг. Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на год. Работаю в вузе.

Встал вопрос о сроках хранения личных дел студентов. Соответственно, можно ли считать, что срок хранения личных дел обучающихся тоже сменился на 50 лет? Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями КЭП?

Какими нормативными правовыми актами НПА руководствоваться при организации хранения таких документов? Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись. Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст.

Акционерное общество не ведет лицевых счетов. Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета. Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: — расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; — вместо лицевых счетов — расчетных ведомостей в электронном виде?

Они сопровождаются примерами оформления документов. В конце года необходимо составить или актуализировать имеющуюся номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения.

Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел которые потом будут переноситься на их обложки , как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне г. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне г. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Что нужно сделать с номенклатурой дел на год до конца текущего года? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Развитие. Навигатор тем:. Бизнес и коронавирус. Кадровое делопроизводство. Трудовые отношения. Договорные обязательства. Судебно-претензионная работа. Электронный кадровый документооборот.

Удаленная работа. Работники и коронавирус. Электронные трудовые книжки. Документы АО. Протокол: оформляем и контролируем. Приказ: все тонкости оформления. Ответственность за подделку, или Кто подпишет? Передача документов при ликвидации и банкротстве. Дистанционная работа. Успей подписаться. Навигатор тем: Бизнес и коронавирус.

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить? Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, то есть от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения? Иритикова Вера. Выбери вариант доступа Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:. Делопроизводство и архив Делопроизводство и архив Юридический навигатор Кадровая служба.

Подписка на статьи. Я ознакомлен и согласен с правилами подписки на сайте delo-press. Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту. На почте подписаться на журнал. Сейчас подписаться на журнал. Написать комментарий. Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться. Рекомендовано для вас Свежие Посещаемые. Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? Делопроизводство и архив.

Какой срок хранения у личных дел студентов вуза? Современное делопроизводство. Храмцовская Наталья. Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов? Порядок разработки номенклатуры дел. Быкова Т. Светлова Татьяна. Раздел не найден. Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Отправить по почте. Вы успешно поделились по почте! Я не робот. Авторизация Регистрация. Восстановление пароля Пожалуйста, укажите e-mail, который Вы использовали для входа на сайт.

Читайте также  Где можно найти палладий и как отличить его от других металлов?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Сроки хранения должностных инструкций Вопрос: Сколько должны хранится должностные инструкции работников в организации? Ответ : Должностные инструкции работников организации должны храниться в организации 50 лет утвержденные после года , 75 лет утвержденные до года п. Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена. После подтверждения оплаты, страница будет автоматически обновлена , обычно это занимает не более нескольких минут.

Должностная инструкция — это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности. Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:. Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:. При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

Срок хранения должностных инструкций

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается. Должностные инструкции: Должностная инструкция Должностная инструкция агента по снабжению Должностная инструкция агронома Должностная инструкция администратора Должностная инструкция администратора гостиницы Ещё Хранение документов: Акт на уничтожение документов Акт об уничтожении бланков строгой отчетности Архив организации Архивная справка Архивная справка образец Ещё Требования заявителя: 1 О возложении обязанности назначить пенсию; 2 О включении периода работы в трудовой стаж. Обстоятельства: Истец указал, что спорные периоды необоснованно включены в выслугу лет в календарном исчислении, тогда как указанные периоды подлежат включению в выслугу лет в льготном исчислении. Решение: 1 Удовлетворено; 2 Удовлетворено. Доводы жалобы ответчика о том, что факт доказывания непосредственного исполнения обязанностей по осуществлению функций по охране и конвоированию подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений лежит на истце, а у ответчика отсутствует возможность предоставления должностных инструкций по замещаемым истцом должностям в связи с их уничтожением по истечении срока хранения, не опровергают правильность выводов судов о характере выполняемых истцом служебных обязанностей исходя из наименования его должности и места прохождения службы, не свидетельствуют о неправильном применении судами положений статьи 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. Поэтому лист ознакомления с типовой должностной инструкцией тоже будет храниться постоянно, а вот отметку об ознакомлении с индивидуальной должностной инструкцией обычно оформляют на ней самой реже — в журнале. Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс Должностные регламенты инструкции работников.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты.

Должностные инструкции далее также — ДИ сотрудников обычно хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. Обратите внимание!

Как долго необходимо хранить должностные инструкции работников

Сразу оговоримся, что для должности разрабатывается должностная инструкция например, должностная инструкция документоведа. Но далее для упрощения все их будем именовать должностными инструкциями. Типовая и индивидуальная должностные инструкции соотносятся как общее и особенное. Типовая должностная инструкция закрепляет общие формулировки вида и цели деятельности, содержит описание обобщенных трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняются по должности, а также права и ответственность.

Должностные инструкции. Особенности и порядок составления

Общие положения

В целях регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности собственником или уполномоченным им органом (далее – работодатель) разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.

В зависимости от специфики деятельности предприятия работодателем также могут разрабатываться рабочие инструкции для технических работников и рабочих.

Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, то есть действующего в пределах конкретного предприятия, которые определяют требования к определенной категории работников, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, а также являются одним из оснований для объективной оценки их работы и для применения мер дисциплинарной ответственности.

Разрабатываются должностные инструкции в соответствии с требованиями действующего законодательства, на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников, представляющего собой систематизированный сборник описаний профессий, приведенных в Классификаторе профессий ГК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребполитики Украины от 28.07.2010 г. № 327. Выпуски указанного справочника, которые утверждены и применяются в настоящее время, приведены в списке документов к данному материалу.

Порядок разработки проекта

Должностные инструкции разрабатываются, как правило, руководителями структурных подразделений (начальниками отделов, управлений и др.), или работниками отдела кадров, или специально созданной рабочей группой специалистов в сфере управления, трудового права и соответствующего направления деятельности предприятия.

В целях организации работы по разработке должностных инструкций руководителем предприятия может быть издан соответствующий приказ, которым определяется как перечень должностей работников, в отношении которых должны быть разработаны должностные инструкции, так и перечень исполнителей, а также сроки выполнения такого приказа.

Разработанный проект должностной инструкции подписывается руководителем структурного подразделения (руководителем отдела кадров, членами рабочей группы) и утверждается руководителем предприятия.

После утверждения оригинал должностной инструкции передается в отдел кадров (где он и хранится в дальнейшем) для ознакомления с ней работников под роспись с указанием Ф.И.О., должности и даты ознакомления. При этом ознакомление проводится в порядке, установленном на предприятии: или в листке ознакомления с должностной инструкцией, прилагаемом к ней, или в журнале ознакомления работников с нормативными документами предприятия, или в ином порядке, установленном на предприятии.

Копии должностной инструкции передаются руководителю структурного подразделения и работнику, занимающему определенную должность.

В дальнейшем с должностной инструкцией в вышеуказанном порядке ознакамливаются и все вновь принимаемые работники на данную должность, а также работники, переведенные на данную должность в порядке перевода и в других случаях.

Требования к составлению

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием (см. письмо Минтруда Украины от 03.10.2005 г. № 36-508). Исключение в этом случае могут составлять должности некоторых руководителей, правовое положение которых определено уставом предприятия, или положением соответствующего структурного подразделения (например, положением о филиале), в котором указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность определенного должностного лица за выполнение возложенных на них функций (обязанностей).

При разработке должностных инструкций следует учитывать, что квалификационные характеристики каждой должности состоят из следующих разделов:

  • общие положения ;
  • должностные обязанности (задачи и обязанности);
  • права;
  • ответственность;
  • должен знать;
  • квалификационные требования;
  • взаимоотношения по должности (профессии).

В заголовке должностной инструкции указывается название должности (профессии), которое должно соответствовать профессиональному названию работы, предусмотренной Классификатором профессий ГК 003:2010. Однако является недопустимым указывать в заголовке должностной инструкции фамилию, имя и отчество работника (работников), занимающих данную должность (см. Образец документа: должностная инструкция).

Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, определяющего требования к конкретным должностным лицам, обеспечивающего рациональное распределение обязанностей между работниками. Кроме того, должностные инструкции являются основанием для объективного оценивания работы работников, а также являются нормативной основой для применения к работникам мер воздействия, привлечения к дисциплинарной ответственности.

Читайте также  Управа на коллекторов

Требования должностных инструкций учитываются при приеме работников на работу, а также при проведении аттестации.

Внесение изменений и дополнений

Должностная инструкция является постоянно действующим документом. Однако в нее могут вноситься дополнения или изменения в случае перераспределения обязанностей между работниками, сокращения штата, изменения штатного расписания , изменения наименования, как предприятия, так и структурного подразделения, а также наименования должности. При этом в случае внесения дополнений или изменений должностная инструкция подлежит как утверждению в вышеуказанном порядке руководителем предприятия, так и ознакомлению с ней работников. Если дополнения или изменения должностной инструкции влекут за собой перераспределение обязанностей, сокращение или изменение штата работников, то работники должны быть ознакомлены с ними не позднее, чем за два месяца до внесения таких изменений (дополнений).

Хранение

Сроки хранения должностных инструкций определены приказом Главархива от 20.07.98 г. № 41, которым утвержден Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения. Так для должностных инструкций установлен срок хранения 3 года после их замены новыми.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

  • как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
  • в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

  • сменилось наименование организации;
  • сменилось руководство;
  • произошла реорганизация;
  • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
  • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
  • при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

  1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
  2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
  3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.